Bibliografie şi tematică pentru Consilier, Clasa I, Grad principal, COMPARTIMENT ARHIVARE
1. Constituţia României, republicată
cu tematica Constituţia României, republicată
2. Ordonanţa Guvernului nr. 137/2000 privind prevenirea şi sancţionarea tuturor formelor de discriminare, republicată, cu modificările şi completările ulterioare
cu tematica Ordonanţa Guvernului nr. 137/2000 privind prevenirea şi sancţionarea tuturor formelor de discriminare, republicată, cu modificările şi completările ulterioare
3. Legea nr. 202/2002 privind egalitatea de şanse şi de tratament între femei şi bărbaţi, republicată, cu modificările şi completările ulterioare
cu tematica Legea nr. 202/2002 privind egalitatea de şanse şi de tratament între femei şi bărbaţi, republicată, cu modificările şi completările ulterioare
4. Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare - partea I, titlul I şi titlul II ale părţii a II-a, titlul I al părţii a IV-a, titlul I şi II ale părţii a VI-a - Completări: - Partea a III-a, Titlul I „Dispoziţii generale”, Titlul II „Descentralizarea”, Titlul III „Regimul general al autonomiei locale”, Titlul IV „Unităţile administrativ-teritoriale în România”, Titlul V, Capitolul I „Dispoziţii generale”, Capitolul II „Competenţele autorităţilor administraţiei publice locale”, Capitolul III „Consiliul local”, Capitolul IV „Primarul”, Capitolul VIII „Actele autorităţilor administraţiei publice locale”; Partea a VII-a „Răspunderea administrativă”.
cu tematica - Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare - partea I, titlul I şi titlul II ale părţii a II-a, titlul I al părţii a IV-a, titlul I şi II ale părţii a VI-a
-partea I (Dispoziţii generale), titlul I (Guvernul) şi titlul II (Administraţia publică centrală de specialitate) ale părţii a II-a, titlul I (Prefectul şi subprefectul) al părţii a IV-a, titlul I (Dispoziţii generale) şi II (Statutul funcţionarilor publici ) ale părţii a VI-a din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare - Partea a III-a, Titlul I „Dispoziţii generale”, Titlul II „Descentralizarea”, Titlul III „Regimul general al autonomiei locale”, Titlul IV „Unităţile administrativ-teritoriale în România”, Titlul V, Capitolul I „Dispoziţii generale”, Capitolul II „Competenţele autorităţilor administraţiei publice locale”, Capitolul III „Consiliul local”, Capitolul IV „Primarul”, Capitolul VIII „Actele autorităţilor administraţiei publice locale"; Partea a VII-a „Răspunderea administrativă” din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare.
5. Legea nr. 16/1996 legea Arhivelor Naţionale, republicată, cu modificările şi completările ulterioare
cu tematica integral
6. Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217/1996
cu tematica integral
7. Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaţiile de interes public, cu modificările şi completările ulterioare
cu tematica integral
Atribuţii stabilite în fişa postului, precum şi alte date necesare desfăşurării concursului:
1. Evidenţa, gestionarea, ordonarea şi inventarierea documentelor
1.1. Iniţierea, organizarea şi actualizarea activităţii de întocmire a Nomenclatorului Arhivistic al dosarelor la nivelul tuturor compartimentelor instituţiei; centralizarea proiectelor de nomenclator, supunerea spre aprobare conducerii şi asigurarea legăturii cu Arhivele Naţionale (Direcţia Judeţeană Harghita) pentru verificarea, avizarea şi confirmarea acestuia; urmărirea modului de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor.
1.2. Acordarea de sprijin tehnic şi îndrumare metodologică tuturor compartimentelor din cadrul aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Odorheiu Secuiesc pentru gruparea corectă a documentelor în dosare, conform Nomenclatorului Arhivistic.
1.3. Verificarea şi preluarea anuală de la compartimentele din cadrul aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Odorheiu Secuiesc, pe bază de inventare (întocmite pe termene de păstrare, semnate şi datate), a dosarelor constituite în al doilea an de la crearea lor; verificarea legării, numerotării filelor şi certificării dosarelor preluate.
1.4. Preluarea, ordonarea, fondarea şi inventarierea documentelor neconstituite pe probleme şi termene de păstrare aflate în depozit; întocmirea inventarelor pentru documentele fără evidenţă.
1.5. Răspunderea pentru evidenţa tuturor documentelor intrate, ieşite şi constituite în cadrul Primăriei Municipiului Odorheiu Secuiesc; completarea şi actualizarea periodică a Registrului de evidenţă curentă a intrărilor şi ieşirilor unităţilor arhivistice.
2. Depozitarea, conservarea şi securitatea arhivei
2.1. Organizarea depozitului de arhivă pe ani, compartimente şi termene de păstrare, conform criteriilor stabilite de Legea Arhivelor Naţionale; asigurarea ordonării fizice şi curente a dosarelor pe rafturi.
2.2. Monitorizarea permanentă a igienei, curăţeniei şi a măsurilor de prevenire şi stingere a incendiilor (PSI) / antiefracţie din depozitul de arhivă; consemnarea citirilor în caietul de depozit şi raportarea imediată către conducerea instituţiei a oricăror nereguli, precum şi propunerea de măsuri pentru dotarea şi conservarea corespunzătoare.
2.3. Răspunderea directă de securitatea şi integritatea documentelor din depozit, prin interzicerea strictă a accesului persoanelor neautorizate în spaţiile depozitului de arhivă.
3. Utilizarea documentelor, eliberarea actelor şi cercetarea arhivistică
3.1. Organizarea consultării interne a documentelor: punerea la dispoziţia angajaţilor Primăriei Municipiului Odorheiu Secuiesc a dosarelor solicitate pentru studiu intern, pe bază de semnătură în Registrul de depozit, introducerea Fişei de control la raft, urmărirea restituirii la termen şi verificarea integrităţii documentelor la reintroducerea în fond.
3.2. Efectuarea cercetărilor în fondul arhivistic al Primăriei Municipiului Odorheiu Secuiesc pentru identificarea documentelor solicitate de persoane fizice şi juridice (acte de stare civilă vechi, titluri de proprietate, dispoziţii ale primarului, adeverinţe de vechime în muncă, studii, drepturi patrimoniale etc.), cu respectarea termenelor legale.
3.3. Redactarea şi întocmirea proiectelor de certificate, adeverinţe, extrase sau copii conforme cu originalul (certificate pentru conformitate) pe baza referatului scris întocmit pe cerere, cu precizarea exactă a datelor din documente şi cotele unităţilor arhivistice, fără expunerea de concluzii personale.
3.4. Organizarea şi ţinerea evidenţei cererilor cetăţenilor pe bază de fişe alfabetice şi/sau prin intermediul subsistemului arhivistic computerizat / sistemului integrat de gestiune a documentelor (AvanDoc).
4. Selecţionarea şi eliminarea documentelor inutile
4.1. Pregătirea lucrărilor de selecţionare prin identificarea dosarelor şi unităţilor arhivistice cu termen de păstrare expirat (ex: documente cu termen de 5 sau 10 ani care au împlinit această vechime).
4.2. Îndeplinirea calităţii de secretar şi membru în Comisia de selecţionare a documentelor din cadrul Primăriei Municipiului Odorheiu Secuiesc; convocarea comisiei în vederea analizării dosarelor propuse spre eliminare sau păstrare permanentă.
4.3. Întocmirea documentaţiei legale pentru selecţionare (procese-verbale, inventare ale dosarelor propuse spre eliminare şi ale celor permanente), înaintarea acestora către Direcţia Judeţeană Harghita a Arhivelor Naţionale în vederea obţinerii avizului oficial şi distrugerea fizică/predarea integrală la unităţile de recuperare a arhivei selecţionate numai după primirea avizului.
5. Atribuţii complementare şi informatice
5.1. Pregătirea documentelor cu valoare istorică (permanente) şi a inventarelor aferente în vederea predării lor spre păstrare permanentă la Direcţia Judeţeană a Arhivelor Naţionale Harghita, după expirarea termenului legal de 30 de ani de la creare.
5.2. Utilizarea Sistemului de acces electronic, a Sistemului informatic integrat (AvanSis) şi a Sistemului de comunicaţie electronică (Microsoft Office 365) utilizat în cadrul Primăriei Municipiului Odorheiu Secuiesc.
5.3. Înregistrarea actelor, cererilor şi celorlalte documente primite de la cetăţeni/clienţi în sistemul integrat AvanDoc, în ziua depunerii acestora.
5.4. Întocmirea adreselor, referatelor, rapoartelor de specialitate şi a proiectelor de dispoziţii sau hotărâri ce privesc activitatea Compartimentului arhivare.
5.5. Participarea în cadrul diferitelor comisii constituite la nivelul instituţiei şi asistarea la activităţile de organizare şi desfăşurare a alegerilor locale, parlamentare, europarlamentare, prezidenţiale, referendumului şi recensământului.
5.6. Rezolvarea oricăror altor sarcini ce decurg din actele normative în vigoare sau repartizate de şeful de serviciu, Secretarul General al Municipiului şi Primarul Municipiului Odorheiu Secuiesc.
