Bibliografie şi tematică pentru Referent, Clasa III, Grad debutant, COMPARTIMENT STARE CIVILA, RESURSE UMANE, ARHIVA
1. Constituţia României, republicată
cu tematica Constituţia României, republicată
2. Ordonanţa Guvernului nr. 137/2000 privind prevenirea şi sancţionarea tuturor formelor de discriminare, republicată, cu modificările şi completările ulterioare
cu tematica Ordonanţa Guvernului nr. 137/2000 privind prevenirea şi sancţionarea tuturor formelor de discriminare, republicată, cu modificările şi completările ulterioare
3. Legea nr. 202/2002 privind egalitatea de şanse şi de tratament între femei şi bărbaţi, republicată, cu modificările şi completările ulterioare
cu tematica Legea nr. 202/2002 privind egalitatea de şanse şi de tratament între femei şi bărbaţi, republicată, cu modificările şi completările ulterioare
4. Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare - partea I, titlul I şi titlul II ale părţii a II-a, titlul I al părţii a IV-a, titlul I şi II ale părţii a VI-a
cu tematica partea I (Dispoziţii generale), titlul I (Guvernul) şi titlul II (Administraţia publică centrală de specialitate) ale părţii a II-a, titlul I (Prefectul şi subprefectul) al părţii a IV-a, titlul I (Dispoziţii generale) şi II (Statutul funcţionarilor publici ) ale părţii a VI-a din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare
5. Legea nr.119/1996 cu privire la actele de stare civila, republicată cu modificările si completările ulterioare
cu tematica Legea 119/1996 cu privire la actele de stare civila, republicata cu modificările şi completările ulterioare
6. Hotărârea de Guvern nr. 255/2024 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă
cu tematica Anexă - Norme Metodologice de aplicare unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă ( fără anexele de la 1 la 26 la Normele Metodologice)
7. Legea 16 / 1996 - Legea Arhivelor Nationale cu modificarile si completarile ulterioare
cu tematica Legea 16 / 1996 - Legea Arhivelor Nationale.
8. Legea nr. 53/2003 – Codul Muncii, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare
cu tematica Titlul I, II, III, IV, XI
9. Legea-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice, cu modificările şi completările ulterioare
cu tematica Cap. I, II, III, IV
10. Hotărârea Guvernului nr. 250/1992 privind concediul de odihnă şi alte concedii ale salariaţilor din administraţia publică, cu modificările şi completările ulterioare
cu tematica Cap. I, II, III, IV , V
Atribuţii stabilite în fişa postului, precum şi alte date necesare desfăşurării concursului:
Stare civila
1.întocmeşte, la cerere sau din oficiu, potrivit legii, acte de naştere, căsătorie sau deces, în dublu exemplar, şi eliberează persoanelor fizice îndreptăţite certificate doveditoare privind actele şi faptele de stare civilă înregistrate;
2. înscrie menţiuni pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare şi trimite comunicări de menţiuni pentru înscriere în registrele de stare civilă – exemplarul I sau, după caz, exemplarul II, în condiţiile metodologiei;
3. eliberează gratuit, la cererea autorităţilor publice, extrase pentru uzul oficial de pe actele de stare civilă, precum şi fotocopii ale documentelor aflate în arhiva proprie, cu respectarea prevederilor Legii nr. 16/1996, cu modificările şi completările ulterioare, precum şi ale Regulamentului (UE) 2016/679;
4. eliberează la cererea persoanelor fizice dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă, potrivit modelului prevăzut în anexa 9, dovezile cuprinzând, după caz, precizări referitoare la menţiunile existente pe marginea actului de stare civilă;
5. trimite structurilor de evidenţă din cadrul SPCLEP, la care este arondată unitatea administrativ-teritorială, în termen de 10 zile de la data întocmirii actului de stare civilă sau a modificărilor intervenite în statutul civil, comunicări nominale pentru născuţii vii, cetăţeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al cetăţenilor români; actele de identitate ale persoanelor decedate ori declaraţiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut act de identitate se trimit la structura de evidenţă a persoanelor din cadrul SPCLEP de la ultimul loc de domiciliu;
6. trimite centrelor militare până la data de 5 a lunii următoare înregistrării decesului, documentul de evidenţă militară aflat asupra cetăţenilor incorporabili sau recruţilor;
7. trimite structurilor de stare civilă din cadrul SPCLEP la care este arondată unitatea administrativ-teritorială, până la data de 5 a lunii următoare, certificatele anulate la completare;
8. întocmesc buletine statistice de naştere, căsătorie sau deces în conformitate cu normele INS pe care le trimit, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării la Direcţia Judeţeană de Statistică;
9. dispune măsurile necesare păstrării registrelor şi certificatelor de stare civilă, în condiţii care să asigure evitarea deteriorării sau dispariţiei acestora şi asigură spaţiul necesar destinat desfăşurării activităţilor de stare civilă;
10. atribuie codurile numerice personale CNP, din listele de coduri precalculate, pe care le păstrează şi le arhivează în condiţii de deplină securitate;
11. propune necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare, imprimate auxiliare şi cerneală specială, pentru anul următor, şi îl comunică anual structurii de stare civilă din cadrul SPCJEP;
12. reconstituie registrele de stare civilă pierdute ori distruse parţial sau total, prin copierea textului din exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise prin semnare şi aplicarea sigiliului şi parafei;
13. primeşte cererile de schimbare a numelui pe cale administrativă şi documentele prezentate în motivare, pentru a fi transmise spre verificare SPCLEP/DJEP;
14. primeşte cererile de înscriere menţiuni cu privire la modificările intervenite în străinătate, în statutul civil al persoanei, determinate de divorţ, adopţie, schimbare de nume şi/sau prenume, precum şi documentele ce susţin cererile respective, pe care le înaintează DEPABD, în vederea avizării înscrierii menţiunilor corespunzătoare sau, după caz, a emiterii aprobării;
15. primeşte cererile de transcrierea certificatelor şi extraselor de stare civilă procurate din străinătate, însoţite de actele ce le susţin, întocmeşte referatul cu propunerile de aprobare sau respingere a cererii de transcriere, pe care le înaintează, împreună cu întreaga documentaţie, în vederea avizării prealabile de SPCJEP în coordonarea cărora se află;
16. primeşte cererile de rectificare a actelor de stare civilă şi efectuează verificări pentru stabilirea cu exactitate a erorilor depistate în cuprinsul actelor de stare civilă sau a menţiunilor înscrise pe acestea, întocmeşte documentaţia şi referatul cu propunere de aprobare sau respingere şi le înaintează SPCJEP, pentru aviz prealabil, în vederea emiterii dispoziţiei de aprobare/respingere de rectificare de către Primarul UAT;
17. primeşte cererile de reconstituire şi întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, întocmeşte documentaţia şi referatul prin care se propune primarului UAT emiterea dispoziţiei de aprobare sau respingere, cu avizul prealabil al SPCJEP;
18. înaintează SPCJEP exemplarul II al registrelor de stare civilă, în termen de 30 de zile de la data când toate filele din registru au fost completate, după ce au fost operate toate menţiunile din registrul de stare civilă – exemplarul I;
19. sesizează imediat SPCJEP, în cazul pierderii sau furtului unor documente de stare civilă cu regim special;
20. eliberează, la cererea persoanelor fizice îndreptăţite, certificate care să ateste componenţa familiei, necesare reîntregirii familiei aflate în străinătate;
21. efectuează verificările necesare avizării cererilor de reconstituire şi de întocmire ulterioară a actelor de stare civilă pentru cetăţenii români şi persoanele fără cetăţenie domiciliate în România;
22. efectuează verificări şi întocmesc referate cu propuneri în vederea avizării de către SPCJEP, a cererilor de transcriere a certificatelor/extraselor de stare civilă eliberate de autorităţile străine, precum şi a cererilor de rectificare a actelor de stare civilă;
23. efectuează verificări şi întocmesc referate cu propuneri în dosarele având drept obiect anularea, completarea, modificarea pe cale judecătorească a actelor de stare civilă şi a menţiunilor existente pe marginea acestora, declararea judecătorească a dispariţiei şi a morţii unei persoane, precum şi înregistrarea tardivă a naşterii;
24. înscrie în registrele de stare civilă, de îndată, menţiunile privind dobândirea, redobândirea sau renunţarea la cetăţenia română, în baza comunicărilor primite de la DEPABD, prin structura de stare civilă din cadrul SPCJEP;
25.efectuează verificări cu privire la cererile de schimbare a numelui pe cale administrativă;
26. colaborează cu direcţiile de sănătate şi cu maternităţile pentru prevenirea cazurilor de internare a gravidelor fără acte de identitate asupra lor sau a căror identitate nu este cunoscută şi a cazurilor de părăsire a copiilor nou-născuţi şi neînregistraţi la starea civilă;
27. colaborează cu unităţile sanitare, Direcţia Generală de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului, reprezentanţii serviciului public de asistenţă socială şi unităţile de poliţie, după caz, pentru cunoaşterea permanentă a situaţiei numerice şi nominale a persoanelor cu situaţie neclară pe linie de stare civilă şi de evidenţă a persoanelor, a demersurilor ce se fac pentru punerea acestora în legalitate, până la rezolvarea fiecărui caz în parte, precum şi pentru clarificarea situaţiei persoanelor/cadavrelor cu identitate necunoscută;
28. transmite lunar la SPCJEP situaţia indicatorilor specifici;
29. transmite semestrial la SPCJEP situaţia căsătoriilor mixte;
30. îndeplineşte orice alte sarcini stabilite de primar.
Resurse umane
1. colaborează cu compartimentele de specialitate din cadrul Primăriei în vederea întocmirii proiectelor de hotărâri privind organigrama, statul de funcţii, statul de personal şi fişele de evaluare a posturilor;
2. colaborează cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici în vederea transmiterii datelor personale ale funcţionarilor publici, precum şi funcţiile publice vacante sau modificările intervenite în situaţia funcţionarilor publici;
3. ţine evidenţa cursurilor de perfecţionare la care participă angajaţii Primăriei;
4. întocmeşte, la solicitarea primarului, statistici, sinteze, analize şi informări referitoare la actele administrative ce ţin de resursele umane;
5. asigură si urmăreşte integrarea noilor angajaţi, efectuează controlul respectării disciplinei muncii;
6. asigură crearea băncii de date privind evidenţa personalului, atât a funcţionarilor publici, cât şi a personalului contractual;
7. asigură implementarea şi aplicarea statutului funcţionarilor publici;
8. efectuează operaţiunile privind încadrarea, redistribuirea, detaşarea, pensionarea, încetarea contractului de muncă şi sancţionarea disciplinară, atât a funcţionarilor publici, cât şi a personalului contractual;
9. fundamentează cheltuielile de personal şi transmite Compartimentului contabilitate fondul de salarii necesar pentru înscrierea acestuia în bugetul local;
10. urmăreşte întocmirea fişelor posturilor pentru funcţionarii publici şi personalul contractual din cadrul Primăriei şi asigură gestionarea acestora;
11. îndeplineşte formalităţile necesare pentru încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea contractelor de muncă şi completează REGES, în conformitate cu prevederile Codului muncii şi ale altor acte normative specifice;
12. întocmeşte dosare de pensie pentru limită de vârstă şi vechime, precum şi pentru pensionarea pe motiv de boală şi le transmite în timp util;
13. controlează prezenţa la serviciu a salariaţilor Primăriei şi face propuneri de sancţionare disciplinară a celor vinovaţi;
14. întocmeşte la sfârşitul anului în curs planificarea concediilor de odihnă pentru anul următor, în colaborare cu celelalte servicii şi urmăreşte efectuarea acestora conform planificării;
15. asigură întocmirea şi gestionarea fişelor de evaluare a posturilor pentru funcţionarii publici şi personalul contractual din Primărie;
16. întocmeşte dările de seamă statistice din domeniul său de activitate şi le transmite instituţiilor interesate;
17. întocmeşte statul de personal în baza statului de funcţii aprobat;
18. asigură aplicarea sistemului de salarizare în vigoare, completat cu actele normative ce apar pe parcurs, în concordanţă cu structura organizatorică şi numărul de posturi aprobat de Consiliul local;
19. răspunde de organizarea examenelor şi concursurilor pentru încadrarea în muncă şi avansarea în grade, trepte superioare sau funcţii de conducere, precum şi pentru verificarea îndeplinirii condiţiilor de angajare, pregătire şi avansare;
20. conduce la zi registrul de evidenţă a persoanelor împuternicite de Primarul comunei să constate şi să aplice sancţiuni contravenţionale, precum şi a legitimaţiilor întocmite şi eliberate în acest scop.
Arhiva
1. iniţiază şi organizează activitatea de întocmire a nomenclatorului dosarelor, în cadrul unităţii; asigură legătura cu Arhivele Naţionale, în vederea verificării şi confirmării nomenclatorului; urmăreşte modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor;
2. preluarea dosarelor la arhivă de la compartimentele de specialitate pe bază de inventar de documente şi proces-verbal de predare-primire;
3. la preluare, verifică fiecare dosar, urmărind respectarea modului de constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar;
4. aduce la cunoştinţă compartimentului creator neconcordanţele constatate, pentru efectuarea corecturilor ce se impun;
5. consemnează evidenţa tuturor intrărilor şi ieşirilor de unităţi arhivistice în/din depozitul arhivei într-un registru de evidenţă. În registrul de evidenţă curentă, la capitolul „Preluări”, se trec, în ordinea preluării, toate inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un alt număr de ordine.
6. scoate dosarele din evidenţa arhivei numai cu aprobarea conducerii Primăriei şi cu confirmarea Arhivelor Naţionale, în urma selecţionării, transferului către altă unitate deţinătoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevăzute;
7. se asigură ca operaţiunea de scoatere din evidenţa arhivei să se facă pe baza unuia din următoarele acte: proces-verbal de selecţionare; proces-verbal de predare-preluare; proces-verbal de constatare a deteriorării complete a documentelor sau a lipsei acestora.
8. Documentele deteriorate vor fi scoase din evidenţă în urma propunerii comisiei de selecţionare, aprobată de conducerea Primăriei şi confirmată de Arhivele Naţionale;
9. îndeplineşte funcţia de secretar al comisiei de selecţionare, asumându-şi toate responsabilităţile ce decurg din această funcţie, conform legii şi procedurii interne de arhivare;
10. păstrează documentele în condiţii corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte situaţii decât cele prevăzute de lege, având în vedere următoarele:
11. în funcţie de tipul de document (hârtie, filme, fotografii, benzi magnetice etc.), acestea se depozitează pe categorii, dependente de natura materială a acestora, astfel încât să fie păstrate şi conservate în mod corespunzător;
12. asigură depunerea spre păstrare permanentă la Direcţia judeţeană a Arhivelor Naţionale a documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional;
13. caută documente în arhiva instituţiei, la cererea compartimentelor de specialitate, în vederea soluţionării corespondenţei către cetăţeni;
14. face copii după documentele din arhivă, la cererea compartimentelor de specialitate, în vederea soluţionării corespondenţei către cetăţeni;
15. contribuie la eliberarea, la cererea persoanelor fizice sau juridice, de certificate, copii şi extrase după documentele pe care le creează şi le deţine, chiar dacă nu au îndeplinit termenul de 30 de ani, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant, cum sunt: vechimea în muncă, studii, drepturi patrimoniale;
16. după eliberarea de copii şi efectuarea corespondenţei către cetăţeni, aşează documentele la locul lor, conform procedurii interne de păstrare a documentelor la arhivă;
17. restituie titularului, sub semnătură, diplomele, certificatele de studii, actele de stare civilă sau alte acte originale personale aflate în dosar, reţinând la dosar o copie certificată;
18. consemnează într-un registru de depozit scoaterea documentelor din depozitul de arhivă, pentru cercetare.
19. organizează depozitul de arhivă dupa criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale, menţine ordinea şi asigură curăţenia în depozitul de arhivă; solicită conducerii unităţii dotarea corespunzătoare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace P.S.I. ş.a.): informează conducerea unităţii şi propune măsuri în vederea asigurării condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei;
20. pune la dispoziţia delegatului Arhivelor Naţionale toate documentele solicitate cu prilejul efectuării acţiunii de control privind situaţia arhivelor de la creatori;
21. nu permite pătrunderea în arhivă a altor persoane, cu excepţia celor desemnate prin dispoziţie a primarului;
22. respectă prevederile Regulamentului de organizare şi funcţionare al aparatului de specialitate al primarului, ale Regulamentului intern, Codului de conduită, ale procedurilor interne de lucru ale instituţiei, precum şi ale altor normative în vigoare;
23. duce la îndeplinire orice alte sarcini stabilite de Consiliul local, Primar şi Viceprimar
