Bibliografie şi tematică pentru Şef serviciu, Clasa conducere, Grad I, SERVICIU STARE CIVILA
1. Constituţia României, republicată
cu tematica Constituţia României, republicată
2. Ordonanţa Guvernului nr. 137/2000 privind prevenirea şi sancţionarea tuturor formelor de discriminare, republicată, cu modificările şi completările ulterioare
cu tematica Ordonanţa Guvernului nr. 137/2000 privind prevenirea şi sancţionarea tuturor formelor de discriminare, republicată, cu modificările şi completările ulterioare
3. Legea nr. 202/2002 privind egalitatea de şanse şi de tratament între femei şi bărbaţi, republicată, cu modificările şi completările ulterioare
cu tematica Legea nr. 202/2002 privind egalitatea de şanse şi de tratament între femei şi bărbaţi, republicată, cu modificările şi completările ulterioare
4. Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare - partea I, titlul I şi titlul II ale părţii a II-a, titlul I al părţii a IV-a, titlul I şi II ale părţii a VI-a
cu tematica partea I (Dispoziţii generale), titlul I (Guvernul) şi titlul II (Administraţia publică centrală de specialitate) ale părţii a II-a, titlul I (Prefectul şi subprefectul) al părţii a IV-a, titlul I (Dispoziţii generale) şi II (Statutul funcţionarilor publici ) ale părţii a VI-a din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 57/2019 privind Codul administrativ, cu modificările şi completările ulterioare
5. Legea nr. 119/1996 republicată, cu privire la actele de stare civilă, cu modificările şi completările ulterioare;
cu tematica Legea nr. 119/1996 republicată, cu privire la actele de stare civilă, cu modificările şi completările ulterioare – integral;
6. Hotărârea nr. 255/2024 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă, cu modificările si completările ulterioare;
cu tematica Hotărârea nr. 255/2024 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare unitară a dispoziţiilor în materie de stare civilă, cu modificările si completările ulterioare – capitolele I – VIII
Atribuţii stabilite în fişa postului, precum şi alte date necesare desfăşurării concursului:
III. Atribuţiile postului :
a)Atribuţii de specialitate ale postului:
1.asigură întocmirea la cerere sau din oficiu, potrivit legii, a actelor de naştere, de căsătorie şi deces, exemplarul I şi II, pe suport de hârtie şi electronic şi eliberarea certificate doveditoare;
2.îndeplineşte rolul de verificare, validare şi aprobare de acte de stare civilă în Sistemul Informatic Integrat de Emitere a Actelor de Stare Civilă
3. semnează pentru primar procesele verbale de deschidere şi închidere a registrelor de stare civilă, aprobarea de înregistrare tardivă a naşterii
4. asigură eliberarea certificatelor, extraselor multilingve, adeverinţelor de stare civilă şi a altor înscrisuri doveditoare, la cererea persoanelor fizice titulare sau a mandatarilor acestora cu procură specială, autentică, respectiv a extraselor de pe actele de stare civilă la cererea autorităţilor, cu respectarea prevederilor legale;
5. asigură gestionarea certificatelor de stare civilă şi a altor documente cu regim special;
6. asigură încheierea căsătoriilor cu respectarea solemnităţii şi a prevederilor legale;
7. asigură întocmirea documentaţia, referatului de specialitate şi dispoziţiiei primarului, în vederea rectificării actelor de stare civilă ce conţin erori materiale;
8. asigură reconstituirea registrelor şi actelor de stare civilă pierdute sau distruse (dacă este cazul), potrivit procedurii prevăzute de lege;
9. asigură efectuarea înscrierii menţiuni cu privire la renunţarea sau redobândirea cetăţeniei române;
10. asigură înscrierea menţiunilor pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare, pe baza sentinţelor judecătoreşti rămase definitive sau a comunicărilor primite de la alte autorităţi (încheierea sau desfacerea căsătoriei, tăgada paternităţii, recunoaştere filiaţie, stabilire a paternităţii, încuviinţarea purtării numelui, adopţie, etc), asigură transmiterea comunicărilor de modificare a statutului civil, asigură comunicarea menţiunile cuvenite pentru operare la autorităţile cu atribuţii în domeniu;
11. asigură atribuirea codul numeric personal pe baza listelor de coduri precalculate, pe care le arhivează şi le păstrează în condiţii depline de securitate;
12. asigură completarea buletinelor statistice privind actele întocmite: de naştere, căsătorie, deces, divorţ şi comunicarea acestora către Direcţia regională de statistică Bistriţa-Năsăud;
13. asigură întocmirea si comunicarea situaţiilor statistice lunare, trimestriale, semestriale şi anuale către Serviciul Public Comunitar Judeţean de Evidenţă a persoanelor
14. înaintează Centrului militar teritorial, în termenul prevăzut de lege, după caz, livretele militare ale persoanelor decedate.
15. comunică Agenţiei Judeţene pentru Prestaţii Sociale, în termenul prevăzut de lege, situaţia minorilor decedaţi, iar Compartimentului de autoritate tutelară, cazurile minorilor rămaşi fără ocrotire, ca urmare a decesului părinţilor sau reprezentanţilor legali;
16. întocmeşte şi comunică lunar serviciului public local cu atribuţii de asistenţă socială situaţia decedaţilor cu ultimul domiciliu în municipiul Bistriţa şi localităţile componente;
17. răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în actele de stare civilă;
18. asigură înregistrarea şi repartizarea cererilor şi documentelor primite, în vederea transcrierii certificatelor de stare civilă întocmite în străinătate, asigură efectuarea verificărilor prevăzute de lege şi întocmirea referatul de specialitate, solicită avizul consultativ al structurii de stare civilă organizată la nivel judeţean şi aprobarea primarului;
19. asigură înregistrarea şi repartizarea spre solutionare a cererilor de schimbare a numelui/prenumelui pe cale administrativă, asigură efectuarea verificărilor prevăzute de lege şi întocmirea referatul de specialitate şi solicită aprobarea preşedintelui Consiliului judeţean;
20. primeşte cereri, întocmeşte dosare şi eliberează certificate de divorţ în urma constatării desfacerii căsătoriei prin acordul soţilor, în cazurile şi condiţiile prevăzute de lege. Comunică modificările în statutul civil autorităţilor cu atribuţii în domeniu;
21. asigură întocmirea înscrisurilor necesare, constată desfacerea căsătoriei prin acordul soţilor, întocmeşte şi eliberează certificate de divorţ
22. răspunde de corectitudinea datelor preluate din documentele primare şi înscrise în actele de stare civilă;
23. asigură efectuarea menţiunilor pe marginea actelor de stare civilă pe baza comunicărilor primite de la alte autorităţi privind modificările, rectificările anulările şi alte proceduri aplicate pe actele de stare civilă, asigură transmiterea comunicări de modificare a statutului civil către Serviciul de Evidenţă a Persoanelor în vederea actualizării Registrului Naţional pentru Evidenţa Persoanelor, asigură comunicarea menţiunilor cuvenite pentru operare la autorităţile cu atribuţii în domeniu;
24. asigură întocmirea şi certifică formularele E 401 şi a altor documente emise de statele UE pentru lucrătorii comunitari români cu domiciliul în municipiul Bistriţa şi localităţile arondate SPCLEP Bistriţa privind componenţa familiei;
25. asigură securitatea şi păstrarea în condiţii corespunzătoare a tuturor documentelor de stare civilă;
26. asigură comunicarea sesizărilor pentru deschiderea procedurilor succesorale, în termenul prevăzut de lege, Camerei Notarilor Publici competentă;
27. completează şi conduce la zi cu respectarea prevederilor legale, Registrul de evidenţă a sesizărilor pentru deschiderea procedurii succesorale; solicită serviciilor de specialitate verificări în registrele agricole, referitoare la bunurile imobile ale autorului succesiunii, precum şi în evidenţele fiscale referitoare la sarcinile succesorale şi creanţele bugetare locale datorate de autorul succesiunii.
28. asigură gestionarea şi actualizarea Registrului Electoral;
29. colaborează cu Direcţia Juridică, Resurse Umane, Achiziţii Publice, precum şi cu celelalte compartimente funcţionale, pentru pregătirea, organizarea şi efectuarea lucrărilor privind alegerile locale, parlamentare şi prezidenţiale, recensământul populaţiei şi a celor privind referendumul;
30. asigură securitatea şi păstrarea în condiţii corespunzătoare a tuturor documentelor de stare civilă, sesizând de urgenţă primarul asupra eventualelor cazuri de dispariţie a acestor documente;
31. asigură arhivarea şi predarea actelor produse la arhiva primăriei, conform Nomenclatorului arhivistic aprobat
IV. Pentru realizarea responsabilităţilor de conducere, coordonare şi control, exercită următoarele atribuţii specifice:
a) Atribuţii privind planificarea activităţii:
1. răspunde de primirea, evidenţa corespondenţei repartizate structurii funcţionale, de soluţionarea acesteia în termen şi comunicarea răspunsurilor, în conformitate cu reglementările interne în materie, aprobate prin dispoziţia primarului;
2. asigură repartizarea atribuţiilor, precum şi a sarcinilor specifice activităţilor de specialitate aferente personalului din cadrul structurii coordonate;
3. asigură prioritizarea activităţii personalului din subordine către obiectivele prioritare ale autorităţii şi stabileşte modul de ducere la îndeplinire ale acestora;
4. asigură elaborarea şi implementarea strategiilor din domeniul de competenţă a Primăriei municipiului Bistriţa, la nivelul structurii conduse.
b) Atribuţii privind activitatea de organizare:
1. organizează evidenţa operativă a realizării atribuţiilor şi sarcinilor scadente, urmăreşte stadiul realizării şi ia măsuri pentru îndeplinirea acestora, inclusiv prin organizarea periodică de întâlniri de lucru cu personalul din subordine;
2. asigură continuitatea activităţii în cadrul structurii, în caz de absenţă a unuia dintre subordonaţi;
3. participă, în mod obligatoriu, la şedintele consiliului local sau ale altor foruri deliberative, consultative, executive sau organizatorice înfiinţate în cadrul consiliului local, asigurând asistenţa de specialitate în domeniile şi activităţile de care răspunde, preluând sarcinile trasate şi/sau raportând despre modul de îndeplinire al acestora la termenele stabilite în acest sens sau ori de câte ori este necesar;
4. răspunde pentru întocmirea şi actualizarea fişelor de post pentru personalul din subordine;
5. face propuneri pentru modificarea şi completarea Regulamentului de Organizare şi Funcţionare al aparatului de specialitate al primarului, aferente sectorului de activitate condus;
6. asigură continuitatea activităţii în zilele libere şi în sărbătorile legale în vederea înregistrării actelor şi faptelor de stare civilă şi eliberarea documentelor corespunzătoare, în funcţie de necesitatea şi urgenţa acestora;
7. asigură colaborarea pentru soluţionarea unor probleme complexe cu toate compartimentele de specialitate, instituţiile şi societăţile comerciale din subordinea sau de sub autoritatea consiliului local;
8. răspunde de rezolvarea sarcinilor primite de la şeful ierarhic, în timp util, conform metodologiei elaborate în acest sens;
9. ia măsuri privind studierea şi cunoaşterea de către personalul din subordine a legislaţiei în vigoare şi a reglementărilor interne, în vederea aplicării acestora;
10. avizează planificarea/replanificarea concediilor de odihnă pentru personalul din subordine şi asigură efectuarea lor, astfel încât activitatea să se desfăşoare fără disfuncţionalităţi; asigură rechemarea din concediu în situaţii temeinic justificate.
c) Atribuţii privind activitatea de conducere şi coordonare:
1. răspunde de armonizarea deciziilor şi acţiunilor pentru realizarea obiectivelor structurii conduse;
2. întocmeşte referate de specialitate şi rapoarte pentru susţinerea proiectelor de hotărâri ale consiliului local şi pentru dispoziţiile primarului, în domeniul său de activitate;
3. răspunde de elaborarea în termen şi cu conţinut corespunzător a analizelor, informărilor, rapoartelor de specialitate, propunerilor de acte administrative şi a altor lucrări elaborate în domeniile de care răspunde, cu respectarea metodologiilor specifice aprobate în acest sens;
4. asigură şi răspunde de rezolvarea în termen, cu respectarea legislaţiei în vigoare, a cererilor, reclamaţiilor, sesizărilor, propunerilor şi a altor documente de corespondenţă repartizate spre soluţionare structurii;
5. coordonează activitatea de perfecţionare profesională a personalului structurii pe care o conduce/coordonează, asigurând participarea la cursuri a funcţionarilor publici şi valorificarea cunoştinţelor acumulate de către aceştia;
6. răspunde de respectarea programului de activitate şi a disciplinei în muncă de către personalul din subordine;
7. înaintează, după caz, urmare a analizei, propunerile în vederea ocupării posturilor vacante din cadrul structurii coordonate;
8. ia măsuri şi răspunde de punerea în aplicare, în cel mai scurt timp, a actelor normative specifice domeniului de activitate al structurii conduse, precum şi actualizarea în cazul modificărilor şi completărilor ulterioare;
9. acordă asistenţă de specialitate instituţiilor publice subordonate consiliului local în domeniul său de activitate;
10. răspunde de implementarea strategiilor din domeniul de competenţă a Primăriei municipiului Bistriţa, la nivelul structurii conduse.
d) Atribuţii cu privire la activitatea de control:
1. răspunde de realizarea în termen şi în condiţii calitative corespunzătoare a atribuţiilor şi sarcinilor proprii ce revin structurii funcţionale pe care o conduce;
2. verifică modul de îndeplinire a sarcinilor repartizate personalului din subordine;
3. urmăreşte completarea continuă a fondului de material documentar de specialitate, asigurând contractarea abonamentelor la publicaţiile de specialitate, conform metodologiei, realizarea colecţiilor de acte normative şi de specialitate;
4. asigură implementarea sistemului controlului intern;
5. implementează sistemul de control intern managerial al autorităţii;
6. asigură ducerea la îndeplinire la termen a măsurilor dispuse de către Curtea de Conturi, Compartimentul Audit Public intern şi Primarul municipiului Bistriţa, în cadrul şedintelor operative;
7. asigură, în perioada de control, reprezentanţilor Curţii de Conturi, punerea la dispoziţie a documentelor solicitate.
e) Atribuţii privind activitatea de evaluare:
1. asigură periodic analiza şi evaluarea posturilor, a performanţelor profesionale individuale, în raport cu obiectivele individuale şi cerinţele postului pentru personalul structurilor funcţionale, conform legii;
2. verifică, permanent, utilizarea integrală a timpului de muncă a personalului din subordine şi asigură creşterea contribuţiei fiecărui funcţionar public/ salariat la rezolvarea sarcinilor încredinţate
3. întocmeşte Rapoartele de evaluare ale funcţionarilor publici aflaţi în subordine.
f) Atribuţii în calitatea de membru al Comisiei de monitorizare a sistemului de control intern managerial:
1. participă la şedinţele Comisiei, a subcomisiilor sau grupurilor de lucru constituite în cadrul acesteia, la data, ora şi locul unde acestea au fost stabilite. În caz de indisponibilitate, acesta desemnează o altă persoană din cadrul structurii pe care o conduce pentru participarea la şedinţe;
2. stabileşte procedurile ce trebuie urmate/aplicate în vederea realizării sarcinilor de serviciu de către executanţi, în limita competenţelor şi responsabilităţilor specifice, aşa cum decurg din atribuţiile compartimentului respectiv;
3. identifică riscurile inerente activităţilor din compartiment şi întreprind acţiuni care să menţină riscurile în limite acceptabile;
4. monitorizează activităţile ce se desfăşoară în cadrul compartimentului (evaluează, măsoară şi înregistrează rezultatele, identifică neconformităţile, iniţiază corecţii/acţiuni corective şi preventive, etc.);
5. informează prompt şeful ierarhic cu privire la rezultatele verificărilor şi altor acţiuni derulate în cadrul compartimentului;
6. asigură aprobarea şi transmiterea la termenele stabilite a informărilor/rapoartelor referitoare la dezvoltarea sistemului de control managerial, în raport cu programul adoptat, la nivelul compartimentului pe care îl conduce.
V. Atribuţii cu caracter general:
1. respectă jurământul depus la numirea în funcţia publică;
2. îşi însuşeşte şi respectă prevederile Codului de conduită etică şi integritate al funcţionarilor publici şi personalului contractual din cadrul Municipiului Bistriţa, aprobat prin Dispoziţia nr.252/06.08.2021 a Primarului municipiului Bistriţa (Codul de conduită etică şi integritate poate fi accesat pe site-ul https://www.primariabistrita.ro/primaria/structura-si-organizare/Cod conduită);
3. respectă prevederile actelor normative, a Regulamentului de Organizare şi Funcţionare al aparatului de specialitate al Primarului municipiului Bistriţa, a Regulamentului intern al aparatului de specialitate al Primarului municipiului Bistriţa, a sistemului de control intern managerial implementat şi a Normelor P.S.I.
4. elaborează propuneri de actualizare ale actelor administrative proprii organizării interne, la solicitarea şi în colaborare cu alte structuri de specialitate;
5. asigură implementarea şi actualizarea strategiei de dezvoltare a municipiului, aferentă structurii conduse;
6. asigură elaborarea notelor de fundamentare privind necesarul de sume care urmează a fi cuprins în bugetul de venituri şi cheltuieli al municipiului Bistriţa, atât în faza iniţială cât şi la rectificări;
7. asigură întocmirea şi transmiterea referatelor de necesitate în vederea elaborării la nivelul Municipiului Bistriţa a Programului anual al achiziţiilor publice;
8. asigură întocmirea documentaţiei în vederea organizării şi desfăşurării procedurilor legale de achiziţii publice de produse, servicii şi lucrări specifice obiectivelor structurii;
9. asigură actualizarea informaţiilor de pe site-ului autorităţii prin transmiterea către Direcţia Tehnologia Informaţiei şi Inovare, a informaţiilor şi materialelor privind activitatea serviciului;
10. asigură soluţionarea petiţiilor şi sesizărilor persoanelor fizice şi juridice, care intră în competenţa de soluţionare a structurii pe care o conduce;
11. studiază, îşi însuşeşte şi aplică dispoziţiile legale în materie, care intră în sfera de competenţă a postului;
12. asigură liberul acces la informaţiile de interes public specifice domeniului propriu de activitate, prin formularea răspunsului la solicitarea persoanelor fizice, persoanelor juridice române ori străine;
13. asigură furnizarea datelor şi informaţiilor care urmează să fie stocate în cadrul punctului de informare şi documentare înfiinţat la nivelul instituţiei;
14. duce la îndeplinire prevederile legale ce reglementează activitatea proprie;
15. studiază, aplică şi respectă reglementările privind redactarea, întocmirea, semnarea şi expedierea actelor/documentelor care, potrivit competenţelor, revin structurii din care face parte;
16. cunoaşte şi respectă circuitul documentelor;
17. utilizează aplicaţia « CID » şi răspunde de modul de operare şi soluţionare a documentelor în conformitate cu procedura privind primirea, înregistrarea, repartizarea, rezolvarea, expedierea şi arhivarea documentelor în cadrul Primăriei municipiului Bistriţa;
18. respectă programul de lucru stabilit şi informează şeful ierarhic atunci când părăseşte instituţia în timpul programului de lucru;
19. răspunde de respectarea prevederilor legale cu privire la prelucrarea şi protejarea datelor cu caracter personal;
20. aplică procedurile documentate pentru activităţile desfăşurate şi ia măsuri pentru revizuirea acestora, în termen de 30 de zile, în cazul apariţiei unor modificări legislative sau organizatorice;
21. arhivează actele pe care le întocmeşte şi le depune la compartimentul arhivă;
22. participă la cursurile de perfecţionare şi la formele de pregătire profesională, organizate potrivit legii;
23. întocmeşte raportul de activitate săptămânal pentru săptămâna în curs şi programul pentru cea viitoare şi asigură elaborarea raportului de activitate anual al structurii conduse.
VI. Atribuţii privind securitatea şi sănătatea în muncă:
1. respectă prevederile legale de securitate şi sănătate în muncă
2. aplică instrucţiunile proprii de securitate şi sănătate în muncă
3. efectuează instruirea la locul de muncă şi instruirea periodică a angajaţilor din subordine
4. verifică instruirea periodică a angajaţilor, efectuată de către şeful de serviciu;
5. desfăşoară activitatea, în conformitate cu pregătirea şi instruirea sa, precum şi cu instrucţiunile primite din partea şefului ierarhic superior, astfel încât să nu expună la pericol de accidentare sau îmbolnăvire profesională atât propria persoană, cât şi alte persoane care pot fi afectate de acţiunile sau omisiunile sale în timpul procesului de muncă
6. în scopul realizării obiectivelor prevăzute mai sus, are următoarele obligaţii:
a) să utilizeze corect maşinile, aparatura, uneltele, substanţele periculoase, echipamentele de transport şi alte mijloace de producţie
b) să utilizeze corect echipamentul individual de protecţie acordat şi, după utilizare, să îl înapoieze sau să îl pună la locul destinat pentru păstrare
c) să nu procedeze la scoaterea din funcţiune, la modificarea, schimbarea sau înlăturarea arbitrară a dispozitivelor de securitate proprii, în special ale maşinilor, aparaturii, uneltelor, instalaţiilor tehnice şi clădirilor, şi să utilizeze corect aceste dispozitive
d) să comunice imediat angajatorului şi/sau lucrătorilor desemnaţi orice situaţie de muncă despre care au motive întemeiate să o considere un pericol pentru securitatea şi sănătatea lucrătorilor, precum şi orice deficienţă a sistemelor de protecţie
e) să aducă la cunoştinţă conducătorului locului de muncă şi/sau angajatorului accidentele suferite de propria persoană
f) să coopereze cu angajatorul şi/sau cu lucrătorii desemnaţi, atât timp cât este necesar, pentru a face posibilă realizarea oricăror măsuri sau cerinţe dispuse de către inspectorii de muncă şi inspectorii sanitari, pentru protecţia sănătăţii şi securităţii lucrătorilor
g) să coopereze, atât timp cât este necesar, cu angajatorul şi/sau cu lucrătorii desemnaţi, pentru a permite angajatorului să se asigure că mediul de muncă şi condiţiile de lucru sunt sigure şi fără riscuri pentru securitate şi sănătate, în domeniul său de activitate
h) să îşi însuşească şi să respecte prevederile legislaţiei din domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă şi măsurile de aplicare a acestora
i) să dea relaţiile solicitate de către inspectorii de muncă şi inspectorii sanitari.
